효율적인 재고관리 방법 및 중요성- JIT, SCM 이란?

안녕하세요.

엑스코아의 부르스김 입니다.

 

이 글은 꽤 오래전에 네이버와 다음 블로그에 올렸던 글인데, 
이번에 다음 블로그 서비스가 없어지고, 티스토리에 새로 블로그를 만들면서 옮기는 내용입니다.

따라서 전반적인 내용은 비슷하지만 약간의 내용이 변경되거나 현재 상황과 다를 수 있습니다.

 

무역업을 처음 시작할때는 -혹은 다른 업종이었다 하더라도- 재고 관리에 대해서는 막연한 생각이 듭니다. 그렇다고 그 중요성을 모른다는 이야기는 아닙니다. 사실 사업 초기에는 그다지 투자금이 많지 않아 관리가 필요할 만큼 재고를 확보할 여력이 부족하다는 이야기이죠. 또 재고 수량이 많다해도 품목이 한두가지에 집중되는 경우도 많이 있습니다. 따라서 머리속으로 여러가지 효율적인 재고 관리 방법 및 중요성을 알고 있다 하더라도, 우선 다른 부분(매출관리등)에 신경을 더 집중하기 때문에, 무관심해지거나, 적용할 필요성을 못 느끼게 됩니다.

 

저 역시 처음에는 그다지 재고관리 부분에 신경을 쓰지 못했습니다. 위에서 말씀드린 것과 같이 집에서 혼자 시작을 했기 때문에, 품목과 재고량이 조금 늘어난다 해도 그리 많지 않아 대충 어느 정도 있는지 알수가 있었습니다. 그때는 오히려, 빨리 판매가 잘되서, 재고량도 좀 늘리고, 품목도 늘어나서, 재고량이 좀 안맞아 봤으면 하는 생각도 들었습니다.

 

아무튼 그렇게 일정 시간이 지나다 보니, 사무실을 구하게 되었고, 품목 및 수량도 조금씩 늘었습니다. 또 창고업을 새로 시작하다보니, 이제는 당연히 재고관리를 정확하게 해야 될 필요가 생겼습니다. 그래도 돈을 받고 남의 물건을 맡는 것인데, 대충 갯수파악만 해주고 끝낼일이 아니었거든요. 물론 물건을 맡기는 입장에서도 그런 관리를 철저하게 요청할 것입니다. 따라서 고객 확인용으로 재고관리엑셀양식을 만들면서 겸사겸사 자사재고관리도 만들게 되었습니다.

 

가장 먼저 한 일은 선반을 만들어서 각 제품별 종류별로 구분하였습니다. 그리고 다음과 같이 선반 배치도를 만들어서 제품의 위치를 파악할수 있게 부착하였습니다. [제품명은 모자이크처리함]

그 다음으로 만든 것은 재고 배송 현황표입니다. 엑셀을 이용해서 만들었고, 입고, 출고, 반품 현황을 일자별로 입력하게 만들어서, 여기서 볼 수는 없지만, 그 입력된 숫자에 따라, 각 시트별로 제품별 재고 수량 및 배송비용 등이 자동으로 계산되게 만들었습니다.[아래 그림 참조] 

 

 

즉 위의 숫자만 정확히 입력한다면, 다음과 같은 재고 수량표를 얻을 수 있는데요. 월말 재고 부분이 결국 현재 보유하고 있는 재고량입니다. [여기서는 제품명 및 수량을 임의로 삭제를 하였습니다]

물론 여기서도 약간의 문제는 발생합니다. 교환등의 이유로 반품이 되었을시에, 그 수량은 전체 재고량에는 포함이 되지만, 실제 팔수 있는 수량에는 포함이 안될수도 있기 때문입니다. 그 부분의 경우는 더 세분화 시켜서 양식을 추가 시키면 되겠지만, 아직까지는 그 수량이 그렇게 많지 않아 매달 한번 정도 보정을 해주는 형태로 이용을 하고 있습니다.

그 이외에 각 시트별로 배송비 및 기타 비용 계산하는 시트, 제품별 매입가격, 부수비용, 판매가격 등을 정리하는 시트도 있지만, 여기서는 일단 생략하겠습니다. 결국 엑셀을 이용해서 본인이 알고자하는 부분을 수식을 사용해서 정리하면 되니까요.

 

여기서 만약 규모가 더 커진다면, 아무래도 이런 엑셀 프로그램을 가지고는 관리가 쉽지 않을 것 같습니다. 그럴때는 시중에 있는 ERP 시스템등을 이용하면 좋을 것 같은데요. 물론 비용이 발생하는 부분입니다. 크게 봤을 때 두가지로 접근을 할 수가 있는데, 하나는 본인이 운영하는 사업에 맞게 직접 구축하는 방법이고, 하나는 시중에 있는 솔루션을 조금 커스터마이징해서 사용하는 방법입니다. 전자는 보다 적용이나 변경이 쉽겠지만, 비용이 많이 들고, 후자는 기능등이 부족할 수는 있지만, 비용이 저렴하다는 것이 장단점입니다. 또 후자의 경우에도, 솔루션을 먼저 사야되는 경우와, ASP방식으로 매월 비용을 내고 임대하는 방식이 있습니다. 그 두가지 방식의 차이점은 돈을 일시불로 내느냐 매월내느냐 하는 것인데, 어떤것이 더 유리한지는 사업규모나 방향을 보고 따져봐야되겠죠.

 

또, 이런 재고관리 부분을 더 특화시키고, 회사 외부 환경과 결합시켜서 SCM이란 개념도 나왔습니다. SCM, 즉 supply chain management 의 약자인데요. 제품 생산에서 최종 소비자에게 판매되기까지의 일련의 과정들을 하나의 사슬로 보고, 그것을 관리하므로써 보다 시장을 안정적이고 포괄적으로 접근할 수 있게 만드는 것입니다. 비약하자면 예전에는 우리회사에서 재고를 생산 내지는 매입해서 가지고 있다가 판매만 하면 땡, 즉 나만 재고관리 잘해서 다른 회사로 넘어가기만 하면 그 회사가 어떻게 되든지 상관안하는 개념에서, 약간의 상생 개념으로 넘어가는 형태인데요, 그 이유는 전반적으로 재고의 이동이 파악되기 때문에, A 대리점에 판매된 물건중 판매가 잘되서 부족한 제품을  또 생산해서 판매하는 것이 아니라 재고가 많이 남아있는 B대리점에서 가져올 수가 있다는 것입니다. 이럴 경우, A는 판매를 할 수 있어서 좋고, B는 남는 재고를 처분할 수 있어서 좋고, 본사는 A대리점의 적은 물량을 생산하기 위해, 많은 자재등을 매입하지 않아도 되니 서로 좋은 것이죠.

 

비슷한 개념으로 JIT 라는 것이 있습니다. Just In Time의 약자로, 제시간에 자재를 공급한다는 뜻입니다. 이런 개념이 도입된 이유는, 예전에는 어떤 한 제품을 만들면 일방적으로 많은 양을 소비자에게 판매할 수 있었습니다. 제품이 그다지 다양하지 않았기 때문이죠. 하지만 요즘의 경우는 소비자의 니즈가 다양해지고, 그에 따라 제품의 종류나 특성 또한 다양해서, 소비자가 선택할 수 있는 폭이 넓어졌습니다. 그만큼 생산자 입장에서 한제품을 많은 수량을 만들어 내는 것이 부담이 되고, 그에 따라 다품종 소량화의 개념이 도입되면서, 자재를 예전처럼 많이 쌓아놓을 수가 없게 된 것이죠. 결국 JIT라는 개념을 도입해서, 자재가 필요한 시점과 양을 계산해서 그때 그때 자재를 공급받을 수 있게 시스템을 만들게 되었습니다.

 

잘은 모르겠지만, 제 생각에 하나는 판매쪽에 하나는 생산쪽에 더 비중을 두고 있는 것 같긴 한데요.

어쨌든 SCM과 JIT는 어찌보면 비슷하면서도, 어찌보면 약간 다를 수도 있겠습니다만, 결국 회사를 효율적으로경영하기 위한 방법론 중 하나입니다. 어쩌면 아주 오래전부터 있던 개념인데, 최근 IT기술이 발전함에 따라 정보를 효율적으로 관리,분석할 수가 있어서, 보다 구체화 된 것일 수도 있습니다.

 

이야기가 많이 흘렀습니다. 

어찌되었건 자영업자 또한 재고 관리는 중요합니다. 앞서 말한대로, 현재 보관중인 재고량을 파악하는 것도 중요하지만, 한편으로 언제 무엇을 어느정도 매입해야되는가도 고민해야 될 부분입니다. 막말로 재고 한두개 없어질 수도 있습니다만, 도난등만 아니면, 창고 어디엔가 쳐박혀있거나, 판매나 매입수량을 카운트하는 것을 깜박해서 없는 것처럼 보일 수도 있기 때문이죠. 하지만, 매입시점을 놓쳐서 재고가 없는데, 주문이 들어와서 물건을 못 파는 경우나 예상치를 너무 높게 잡아 매입을 많이해서 못 팔고 악성 재고로 남는 경우는 맘이 편치 않습니다.

 

따라서 이럴 경우를 대비해, 각 제품별로 판매추이를 분석해보는 것이 좋겠습니다. 물론 오랜 기간 사업을 하다보면 자연스럽게 감이 올 수도 있겠습니다만, 처음이라면 다음과 같은 방법을 이용해봐도 괜찮을 것 같습니다.

전체 제품의 매출 분석 그래프와 각 제품별 매출수량 그래프입니다.

 

방법은 역시 엑셀을 이용하는 것인데요. 먼저 판매하는 모든 제품을 망라한 후에 매출액 혹은 잘 팔리는 제품순으로 나열을 합니다. 여기서는 매출액으로 잡겠습니다. 그리고, 각 제품별 매출액을 대입한 후에, 전체 매출액 대비 각 제품 매출이 어느정도를 차지하는지 비율을 구합니다.

그 숫자들을 바탕으로 아래와 같은 전체제품 매출 분석 그래프를 그려보았는데요.

왼쪽이 매출금액, 아래는 각 제품명, 오른쪽이 비율입니다. 따라서 막대그래프는 매출금액, 가운데 파란색 선그래프가 그 누적 비율을 나타냅니다. 예를 들어 왼쪽부터 1번 제품의 매출액이 전체의 10%를 차지하고, 2번제품은 8%를 차지한다면, 1번에는 10%에 점을 찍고, 2번에는 18%에 점을 찍어서 계속 연결해나가는 것이죠.

이렇게 그래프를 그려놓고 보니, 제품별 매출이 보기 좋게 나누어 지는데요.

빨간색 사각형을 보시면 약 70%와 90%에서 출발해서 꺽은색 그래프와 만나는 점에서 아래로 다시 선을 긋습니다. 즉 그 선을 기준으로 왼쪽에 있는 제품군들은 전체 매출액 대비 70%와 90%이내에 드는 제품들인 것이죠. 나름대로 기준을 정하시면, 효자제품군, 평균치, 안나가는 제품들로 나눌 수 있습니다. 말씀을 안드려도, 효자제품군들은 재고를 더 늘려야 될 것이고, 안나가는 제품들은 빨리 재고량을 줄이는 것이 좋겠죠.

 

다음은 제품별 판매 수량 추이 그래프 입니다. 한 제품만을 나타내는 것이라 조금 간단한데요. 역시 아래는 판매 날짜, 왼쪽은 매출액(혹은 판매갯수) 기준입니다. 일단 각 날짜별로 판매된 매출액을 점을 찍어 연결합니다.

여기서는 아래 핑크색 선이 되겠네요. 두번째로 날짜별로 누적된 매출액을 찍어서 연결합니다. 마지막으로 어제까지 판매된 총 매출액에 전월 같은 날짜에 판매된 매출액을 뺀후, 오늘 판매된 매출액을 더한 금액에 점을 찍습니다. 이것을 한달 정도 해보면, 아래와 같이 Z자의 그래프를 얻을 수가 있는데요.

이 Z자의 기울기 형태가 아래 그래프 처럼 뒤쪽이 높아져 간다면, 그것은 이 제품의 매출이 증가하고 있다는 뜻으로 재고를 조금 더 늘려야 됩니다. 하지만, Z자의 앞부분이 높고 뒤로 갈수록 낮아진다면, 매출이 점점 줄어들고 있다는 뜻이므로, 재고를 줄여나가야 되겠죠.

물론 아무리 데이터를 잘 정리한다고 해도, 사업의 승패가 딱 정해진 것은 아닙니다만, 감으로 무작정 하는 것 보다는, 이런 데이터라도 잘 정리해놓으면, 약간이나마 걱정은 덜 수 있겠죠. 아무리 사업이고투자라 하지만, 내 돈은 소중하니까요~~~

 

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